Regiebericht digital: So geht keine Stunde mehr verloren

Ein Rohr muss anders verlegt werden als geplant. Der Kunde wünscht spontan eine zusätzliche Steckdose. Auf der Baustelle muss erst aufgeräumt werden, bevor es überhaupt losgehen kann. Solche Arbeiten stehen in keinem Angebot und keinem Leistungsverzeichnis. Bezahlt werden sie trotzdem, wenn sie richtig festgehalten sind.

Genau dafür gibt es den Regiebericht. Er ist eines der unscheinbarsten Dokumente im Betrieb und gleichzeitig eines der wertvollsten. Denn jede Stunde, die nicht auf einem Regiebericht steht, steht am Ende auch nicht auf der Rechnung.

Was ein Regiebericht ist

Der Regiebericht, auch Stundenlohnzettel oder Stundenlohnbericht genannt, hält Arbeiten fest, die nach Aufwand statt nach Pauschale oder Einheitspreis abgerechnet werden. Er dokumentiert, wer gearbeitet hat, wann und wie lange, mit welchem Material und welchen Geräten und was genau gemacht wurde.

Regiearbeiten entstehen überall dort, wo sich eine Leistung vorab nicht sinnvoll kalkulieren lässt: bei Reparaturen und Störungen, bei kleinen Zusatzwünschen, bei Arbeiten, deren Umfang sich erst vor Ort zeigt. Im Kundendienst und bei Sanierungen machen sie oft einen großen Teil des Umsatzes aus.

Die Regeln nach VOB/B

Wird nach VOB/B gearbeitet, gelten für Stundenlohnarbeiten klare Regeln. Die wichtigste zuerst: Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie vor ihrem Beginn ausdrücklich als solche vereinbart worden sind. Wer einfach anfängt und später nach Stunden abrechnet, hat ein Problem.

Der Beginn der Arbeiten ist dem Auftraggeber vorher anzuzeigen. Danach müssen die Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich eingereicht werden. Sie enthalten die geleisteten Arbeitsstunden, den Materialverbrauch und den Einsatz von Geräten.

Der Auftraggeber muss die bescheinigten Zettel innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang zurückgeben. Einwendungen kann er auf den Zetteln oder gesondert schriftlich erheben. Gibt er sie nicht rechtzeitig zurück, gelten sie als anerkannt.

Auch für die Rechnung gibt es eine Frist: Stundenlohnrechnungen sind alsbald nach Abschluss der Arbeiten einzureichen, spätestens in Abständen von vier Wochen.

Bestehen Zweifel am Umfang, weil Stundenlohnzettel nicht rechtzeitig vorgelegt wurden, kann der Auftraggeber verlangen, dass nur ein wirtschaftlich vertretbarer Aufwand vergütet wird. Zu späte Berichte kosten also bares Geld.

Und bei Privatkunden?

Bei Aufträgen von Privatkunden gilt meist nicht die VOB/B, sondern das BGB. Feste Fristen für Stundenlohnzettel gibt es dort nicht. Trotzdem gilt dasselbe Prinzip: Wer nach Aufwand abrechnen will, sollte das vorher vereinbaren und die Leistung nachvollziehbar belegen können.

Gerade Privatkunden fragen bei Rechnungen nach Stunden häufiger nach. Ein Regiebericht, den der Kunde direkt nach der Arbeit gesehen und bestätigt hat, verhindert die meisten Diskussionen, bevor sie entstehen.

Was eine Unterschrift bedeutet und was nicht

Viele Betriebe lassen sich Regieberichte auf der Baustelle unterschreiben. Das ist richtig und wichtig. Aber eine Unterschrift bestätigt in der Regel nur Art und Umfang der Arbeiten, also wie viele Stunden mit welchem Material angefallen sind. Ob die Arbeit überhaupt zusätzlich zu bezahlen ist, ist eine andere Frage.

Deshalb gehören zwei Dinge zusammen: die vorherige Vereinbarung, dass nach Aufwand abgerechnet wird, und der zeitnahe, bestätigte Bericht über den tatsächlichen Aufwand. Fehlt eines davon, wird es im Streitfall schwierig.

Klären Sie Stundenlohnarbeiten vor Beginn mit dem Auftraggeber und halten Sie diese Absprache schriftlich fest, am besten mit Datum und Namen.

Wo das Geld verloren geht

In vielen Betrieben entstehen Regieberichte abends am Küchentisch oder am Wochenende im Büro. Grundlage sind Notizen auf Zetteln, Fotos auf dem Handy und das, was der Monteur noch im Kopf hat. Je mehr Zeit vergeht, desto mehr fehlt.

Zettel gehen im Fahrzeug verloren oder werden unleserlich. Kleinmaterial wird vergessen, Anfahrten und Wartezeiten fehlen. Die halbe Stunde, die es gedauert hat, bis der Hausmeister den Keller aufgeschlossen hat, taucht nirgends auf. Und manchmal wird ein Bericht schlicht nie geschrieben, weil der nächste Notfall dazwischenkommt.

Rechnet man das hoch, wird es teuer. Fehlt pro Monteur und Tag nur eine Viertelstunde auf dem Bericht, summiert sich das über ein Jahr und ein ganzes Team schnell zu einem Betrag, der einer zusätzlichen Arbeitskraft entspricht.

Nicht die Arbeit fehlt auf der Rechnung, sondern der Nachweis dafür.

Was einen guten Regiebericht ausmacht

Ein guter Regiebericht ist zeitnah, vollständig und eindeutig. Er nennt Datum, Ort und Auftrag, die beteiligten Personen mit Beginn, Ende und Pausen, das verbaute Material mit Menge und Bezeichnung, eingesetzte Geräte und Maschinen und eine kurze, verständliche Beschreibung dessen, was gemacht wurde und warum.

Fotos machen den Bericht deutlich stärker. Ein Bild vom Zustand vorher und nachher beantwortet viele Fragen, bevor sie gestellt werden. Und wenn der Kunde den Bericht noch am selben Tag bestätigt, ist er für alle Beteiligten verbindlich.

So funktioniert der Regiebericht digital

Statt abends Zettel abzutippen, spricht der Monteur direkt nach dem Einsatz eine kurze Sprachnachricht ins Handy: was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat, welches Material verbaut wurde und ob es Besonderheiten gab. Dazu ein, zwei Fotos.

Daraus entsteht automatisch ein vollständiger Regiebericht mit Datum, Uhrzeit, Namen, Material und Beschreibung, direkt dem richtigen Auftrag zugeordnet. Fehlt etwas Wichtiges, etwa die Menge eines Materials, wird gezielt nachgefragt, solange sich der Monteur noch erinnert.

Der fertige Bericht geht noch am selben Tag an den Kunden zur Bestätigung. Fristen werden dabei automatisch eingehalten. Ist der Bericht bestätigt, fließen Stunden und Material direkt in die Rechnung. Niemand muss abtippen, nichts geht zwischen Baustelle und Büro verloren.

Was sich dadurch ändert

Für den Monteur bedeutet das eine Minute Sprachnachricht statt einer halben Stunde Papierkram am Abend. Für das Büro bedeutet es vollständige Berichte ohne Nachfragen. Für den Chef bedeutet es, dass jede geleistete Stunde abgerechnet wird und Rechnungen Tage oder Wochen früher rausgehen.

Und für den Kunden bedeutet es Transparenz. Er sieht sofort, was gemacht wurde, und muss nicht Wochen später eine Rechnung prüfen, an deren Details sich niemand mehr erinnert.

Checkliste für Ihre Regieberichte

Ist vor Beginn vereinbart, dass nach Aufwand abgerechnet wird? Wird der Bericht noch am selben Tag erstellt? Enthält er Personen, Zeiten, Material, Geräte und eine klare Beschreibung? Gibt es Fotos? Hat der Kunde den Bericht bestätigt? Landet er ohne Abtippen auf der Rechnung?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, verschenken Sie wahrscheinlich jeden Monat Geld.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag und die jeweils gültige Fassung der VOB/B.

Wie Tracewell dabei hilft

Tracewell erstellt Regieberichte aus Sprachnachrichten und Fotos, ordnet sie dem richtigen Auftrag zu, fragt bei Lücken nach und schickt sie zur Bestätigung an den Kunden. Fristen werden überwacht, bestätigte Positionen landen direkt auf der Rechnung.

So wird jede geleistete Stunde auch bezahlt.