DGUV V3 Prüfprotokolle digital: vollständig und auffindbar

Jeder Betrieb, der Mitarbeiter beschäftigt, muss dafür sorgen, dass seine elektrischen Anlagen und Geräte sicher sind. Vom Bürodrucker über die Bohrmaschine bis zur Verteilung in der Werkhalle. Für Elektrobetriebe bedeutet das: Prüfaufträge bei Kunden, Jahr für Jahr, oft über viele Jahre hinweg.

Die Messung selbst ist für eine Elektrofachkraft Routine. Der eigentliche Aufwand beginnt danach: Messwerte übertragen, Protokolle schreiben, Listen pflegen, Fristen im Blick behalten. Genau dort gehen Zeit, Geld und im Ernstfall auch Sicherheit verloren.

Was die DGUV Vorschrift 3 verlangt

Die DGUV Vorschrift 3 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung regelt die Sicherheit elektrischer Anlagen und Betriebsmittel. Sie verpflichtet den Unternehmer, dafür zu sorgen, dass diese Anlagen und Geräte in ordnungsgemäßem Zustand sind und geprüft werden. Ergänzt wird sie durch die Betriebssicherheitsverordnung, nach der Art, Umfang und Fristen der Prüfungen auf Grundlage einer Gefährdungsbeurteilung festzulegen sind.

Geprüft wird zu drei Anlässen: vor der ersten Inbetriebnahme, nach einer Änderung oder Instandsetzung und danach in regelmäßigen Abständen. Durchführen darf die Prüfung eine Elektrofachkraft. Bei geeigneten Mess- und Prüfgeräten kann unter ihrer Leitung und Aufsicht auch eine elektrotechnisch unterwiesene Person prüfen.

Verantwortlich für die Prüfung bleibt immer der Unternehmer, also Ihr Kunde. Wer als Elektrobetrieb für ihn prüft, übernimmt einen wichtigen Teil dieser Verantwortung und sollte entsprechend sauber dokumentieren.

Welche Fristen gelten

Feste Fristen schreibt die Vorschrift nicht vor. Sie nennt aber Richtwerte, an denen sich die meisten Betriebe orientieren. Für ortsveränderliche Geräte, also alles mit Stecker, gilt ein Richtwert von sechs Monaten, auf Baustellen von drei Monaten. Liegt die Fehlerquote bei den Prüfungen dauerhaft niedrig, können die Abstände verlängert werden, in Werkstätten und Fertigungsstätten bis zu einem Jahr, in Büros und unter ähnlichen Bedingungen bis zu zwei Jahren.

Ortsfeste elektrische Anlagen werden in der Regel alle vier Jahre geprüft, in Betriebsstätten und Räumen besonderer Art jährlich. Fehlerstrom-Schutzschalter sollen zusätzlich regelmäßig über die Prüftaste getestet werden, in stationären Anlagen halbjährlich, auf Baustellen arbeitstäglich.

Richtwerte ersetzen nicht die Gefährdungsbeurteilung. Je nach Einsatzbedingungen können kürzere oder längere Abstände angemessen sein.

So läuft eine Prüfung ab

Jede Prüfung beginnt mit einer Sichtprüfung: Ist das Gehäuse beschädigt, die Leitung geknickt, der Stecker in Ordnung, die Aufschrift lesbar? Viele Mängel werden schon hier sichtbar.

Danach folgen die Messungen. Bei Geräten sind das vor allem Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand und Ableit- oder Berührungsstrom. Grundlage dafür sind heute die Normen DIN EN 50678 und DIN EN 50699, die die frühere DIN VDE 0701-0702 abgelöst haben. Bei Anlagen gilt für wiederkehrende Prüfungen vor allem die DIN VDE 0105-100.

Zum Schluss kommen Funktionsprüfung, Bewertung und Kennzeichnung. Das geprüfte Gerät erhält eine Prüfplakette mit dem nächsten Termin. Und dann folgt der Teil, der in vielen Betrieben am meisten Zeit kostet: das Protokoll.

Was in ein Prüfprotokoll gehört

Ein vollständiges Protokoll muss für Dritte nachvollziehbar sein, auch Jahre später. Dazu gehören: Kunde und Standort, das geprüfte Gerät oder die Anlage mit eindeutiger Kennung, Art der Prüfung, Datum und Name des Prüfers, das verwendete Messgerät, alle Messwerte mit Grenzwerten, das Ergebnis der Sicht- und Funktionsprüfung, festgestellte Mängel und deren Behebung, die Bewertung bestanden oder nicht bestanden sowie der nächste Prüftermin.

Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Sinnvoll ist es, Protokolle mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, besser über mehrere Prüfzyklen hinweg. Nur so lässt sich zeigen, dass regelmäßig und ordnungsgemäß geprüft wurde.

Eine Prüfung ohne auffindbares Protokoll ist im Ernstfall so gut wie keine Prüfung.

Warum das Protokoll so wichtig ist

Passiert ein Unfall, fragen Berufsgenossenschaft und Versicherung als Erstes nach dem Nachweis. Wurde geprüft? Wann, von wem, mit welchem Ergebnis? Kann der Betrieb das nicht belegen, drohen Ärger mit dem Versicherungsschutz und im schlimmsten Fall persönliche Haftung.

Für Ihren Kunden ist das Protokoll also kein lästiges Papier, sondern Absicherung. Für Sie als Elektrobetrieb ist es der Beweis, dass Sie Ihre Arbeit sorgfältig gemacht haben.

Wo es in der Praxis hakt

In vielen Betrieben sieht der Ablauf so aus: Messwerte werden vom Prüfgerät abgeschrieben oder exportiert, in eine Tabelle übertragen, als PDF aufbereitet und per E-Mail an den Kunden geschickt. Die Geräteliste liegt in einer eigenen Datei, die Fristen im Kalender eines Mitarbeiters.

Beim nächsten Termin weiß keiner mehr genau, welche Geräte dazugekommen oder ausgemustert worden sind. Protokolle aus dem Vorjahr müssen erst gesucht werden. Fristen rutschen durch, weil der Kollege, der sie im Kopf hatte, im Urlaub ist. Und Folgeaufträge, die eigentlich sicher wären, gehen einfach verloren.

Jede vergessene Wiederholungsprüfung ist doppelt teuer: ein Risiko für Ihren Kunden und ein verlorener Auftrag für Sie.

So geht es digital

Digital beginnt alles mit einer sauberen Geräteliste pro Kunde und Standort. Jedes Gerät hat eine eindeutige Kennung, seine Prüfhistorie und seinen nächsten Termin.

Bei der Prüfung werden die Messwerte direkt aus dem Prüfgerät übernommen oder per Foto erfasst und automatisch dem richtigen Gerät zugeordnet. Mängel werden mit Foto festgehalten. Das Protokoll entsteht vollständig und einheitlich, ohne Abtippen.

Danach ist es sofort auffindbar, für Sie und für Ihren Kunden. Statt in E-Mails und Ordnern zu suchen, genügt eine Frage: Wann wurde die Verteilung in Halle 2 zuletzt geprüft? Die Antwort kommt mit Protokoll.

Aus einer Pflicht wird ein Geschäft

Wer die Fristen seiner Kunden zuverlässig im Blick hat, hat planbare Aufträge. Rechtzeitig vor dem nächsten Termin wird der Kunde informiert, der Termin eingeplant, das passende Personal eingeteilt. Nach der Prüfung geht die Rechnung noch am selben Tag raus.

So wird die DGUV-Prüfung vom Pflichttermin zur festen, wiederkehrenden Einnahme. Viele Elektrobetriebe bieten ihren Kunden dafür feste Prüfverträge an. Das sorgt für Umsatz in ruhigen Monaten und für eine enge Kundenbeziehung, aus der oft weitere Aufträge entstehen.

Checkliste für Ihre Prüfprotokolle

Ist jedes Gerät eindeutig gekennzeichnet und einem Kunden und Standort zugeordnet? Enthält jedes Protokoll Datum, Prüfer, Messgerät, Messwerte, Ergebnis und nächsten Termin? Sind Mängel dokumentiert und ihre Behebung nachgewiesen? Können Sie jedes Protokoll innerhalb einer Minute finden? Werden Ihre Kunden automatisch an die nächste Prüfung erinnert?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, verlieren Sie wahrscheinlich Zeit, Aufträge oder beides.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine fachliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils gültige DGUV Vorschrift 3, die Betriebssicherheitsverordnung und die einschlägigen Normen.

Wie Tracewell dabei hilft

Tracewell ordnet Messwerte und Protokolle automatisch dem richtigen Kunden und Gerät zu, erstellt vollständige Protokolle ohne Abtippen und hält jede Prüfung mit Zeit, Quelle und Beleg fest. Fristen werden überwacht, Kunden rechtzeitig informiert, Folgeprüfungen eingeplant und abgerechnet.

So bleibt nichts liegen, nichts unauffindbar und keine Prüfung unbezahlt.