E-Rechnung 2027: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Es ist ein Freitagnachmittag im Dezember. Im Büro wird noch schnell die letzte Rechnung des Jahres geschrieben: Positionen eintragen, als PDF speichern, per E-Mail an den Kunden. Seit Jahren läuft das so, und es funktioniert.

Für viele Betriebe ist es eine der letzten Rechnungen, die sie so verschicken dürfen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz: Eine Rechnung an ein anderes Unternehmen muss eine echte E-Rechnung sein. Ein PDF reicht dafür nicht mehr, auch wenn es elektronisch verschickt wird.

Das klingt nach einer kleinen technischen Änderung. In Wahrheit verändert es, wie Rechnungen in Deutschland entstehen, verschickt und verarbeitet werden. Wer jetzt die richtigen Fragen stellt, hat im Januar kein Problem. Wer es aufschiebt, merkt es spätestens dann, wenn die erste Zahlung ausbleibt.

Was sich am 1. Januar 2027 ändert

Die Grundlage ist das Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2024. Es führt die E-Rechnung in drei Stufen ein:

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für alle, auch für kleine Betriebe. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen, wenn ihr Gesamtumsatz im Vorjahr, also 2026, über 800.000 Euro lag. Betriebe darunter dürfen noch ein Jahr lang Papier- oder PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.

Das Handwerk hatte im Sommer 2026 gefordert, den Start um ein Jahr auf 2028 zu verschieben. Die Begründung war nachvollziehbar:

„Erst Spielregeln festlegen, dann starten.“

Das Bundesfinanzministerium hat diese Bitte im Oktober 2026 abgelehnt. Die Fristen bleiben, wie sie sind. Für 2027 heißt das: Die Uhr läuft.

Betrifft mich das überhaupt?

Die kurze Antwort: sehr wahrscheinlich ja, zumindest zum Teil. Entscheidend sind drei Fragen.

Wer ist Ihr Kunde? Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Privatkunden bekommen ihre Rechnung weiterhin, wie sie möchten, auf Papier oder als PDF. Ein Betrieb, der überwiegend für Privathaushalte arbeitet, stellt also weiter viele Rechnungen wie gewohnt aus. Sobald aber ein Bauträger, eine Hausverwaltung oder ein Industriekunde dabei ist, wird es Pflicht.

Wie hoch war Ihr Umsatz 2026? Maßgeblich ist der gesamte Umsatz des Vorjahres. Liegt er über 800.000 Euro, sind Sie ab Januar 2027 dabei. Ein Betrieb mit 15 bis 20 Mitarbeitern überschreitet diese Grenze schnell.

Welche Ausnahmen gelten? Rechnungen bis 250 Euro brutto, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, sind dauerhaft ausgenommen. Das Gleiche gilt für Fahrausweise. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Was eine E-Rechnung eigentlich ist

Hier liegt das häufigste Missverständnis. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne menschliches Zutun lesen und weiterverarbeiten kann.

Ein Vergleich aus dem Alltag: Ein PDF ist wie ein Foto von einem Bauplan. Ein Mensch kann es lesen, ein Computer sieht nur ein Bild. Eine E-Rechnung ist der Bauplan selbst, mit jeder Maßangabe an der richtigen Stelle. Die Buchhaltung des Kunden weiß sofort, was der Rechnungsbetrag ist, was die Steuer und wer der Absender.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

XRechnung ist eine reine Datendatei im XML-Format. Für Menschen ist sie ohne Hilfsprogramm kaum lesbar, für Maschinen perfekt. Bei Aufträgen der öffentlichen Hand ist sie ohnehin schon Standard.

ZUGFeRD verbindet beides: ein normales PDF zum Anschauen, in dem die Daten zusätzlich unsichtbar eingebettet sind. Für viele Betriebe ist das der angenehmere Weg, weil die Rechnung für den Kunden vertraut aussieht. Zwei Dinge sollten Sie wissen: Es muss mindestens Version 2.0.1 in einem Profil sein, das der europäischen Norm entspricht. Die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus. Und wenn PDF und Daten voneinander abweichen, gelten die Daten.

Die Stolpersteine aus der Praxis

Auf dem Papier ist alles klar geregelt. In der Praxis hakt es noch an einigen Stellen, und es lohnt sich, sie zu kennen.

Nicht jede Software kann, was sie verspricht. In einer Umfrage des ZDH unter Handwerksbetrieben gaben rund zwei Drittel an, schon beim Empfang von E-Rechnungen Schwierigkeiten zu haben. Rechnungen kommen in fehlerhaften Formaten an, Prüfprogramme liefern unterschiedliche Ergebnisse, und bei ZUGFeRD-Rechnungen passen Bild und Daten manchmal nicht zusammen. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter deshalb konkret und schriftlich, ob sein Programm die Norm EN 16931 vollständig umsetzt.

Bauabrechnungen sind ein Sonderfall. Wer nach Gewerken und Aufmaß abrechnet, kennt das Problem: Die Positionen sind lang und kleinteilig. Auf Drängen von Handwerk und Bauwirtschaft hat das Finanzministerium im Februar 2026 eine Erleichterung beschlossen. Bis zum 30. Juni 2030 dürfen Bauleistungen in der E-Rechnung nach Gewerken zusammengefasst werden, die Einzelaufstellung kommt als lesbare Anlage dazu.

Kleine Fehler sind nicht gleich fatal. Das Ministerium hat klargestellt, dass ein rein technischer Prüffehler eine Rechnung nicht automatisch ungültig macht. Und E-Rechnungen, die bis Ende 2026 nach den bisherigen Vorgaben erstellt werden, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug. Das nimmt Druck raus, ist aber kein Freibrief: Spätestens ab 2027 kann eine formal falsche Rechnung dazu führen, dass Ihr Kunde sie zurückweist. Und dann wartet Ihr Geld.

Aufbewahren: Der Ausdruck reicht nicht mehr

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die E-Rechnung muss im Original aufbewahrt werden, also als Datei in genau dem Format, in dem sie erstellt oder empfangen wurde. Ausdrucken und abheften genügt nicht. Bei XRechnung heißt das: Die XML-Datei selbst muss acht Jahre lang unverändert und lesbar archiviert werden. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre.

Für viele Betriebe bedeutet das ein neues, revisionssicheres Archiv. Gute Buchhaltungsprogramme bringen das mit. Fragen Sie nach.

Was Sie jetzt tun sollten

Bis Januar sind es noch rund neun Wochen. Das reicht, wenn Sie jetzt anfangen. Diese sechs Schritte schaffen Klarheit:

1. Umsatz 2026 prüfen. Liegen Sie voraussichtlich über 800.000 Euro? Dann sind Sie ab 1. Januar dabei. Ihr Steuerberater kann das schnell einschätzen.

2. Kunden sortieren. Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatleute? Nur für die erste Gruppe brauchen Sie die E-Rechnung.

3. Software fragen. Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im richtigen Profil erzeugen? Ist ein Update nötig, und was kostet es?

4. Stammdaten pflegen. Für jede Firmenkundin und jeden Firmenkunden die richtige Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse für den Empfang hinterlegen. Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die sogenannte Leitweg-ID.

5. Testen, bevor es ernst wird. Schicken Sie im Dezember ein, zwei Testrechnungen an Ihre wichtigsten Geschäftskunden und fragen Sie, ob alles sauber ankommt. Lieber jetzt eine Rückmeldung als im Februar eine offene Forderung.

6. Archiv klären. Wo werden ausgehende und eingehende E-Rechnungen künftig acht Jahre lang aufbewahrt?

Wichtig ist am Ende nicht das Format, sondern der Ablauf dahinter: Rechnungen sollten direkt aus dem Auftrag entstehen und eingehende Rechnungen automatisch geprüft und abgelegt werden. Genau dort setzt Tracewell an.

Mehr als eine Pflicht

Man kann die E-Rechnung als weitere Hürde sehen, und ehrlich gesagt ist sie das im ersten Moment auch. Aber sie hat eine zweite Seite.

Eine Rechnung, die eine Maschine lesen kann, muss niemand mehr abtippen. Beim Kunden landet sie direkt in der Buchhaltung, wird schneller geprüft und schneller bezahlt. Im eigenen Betrieb lassen sich eingehende Rechnungen automatisch zuordnen, statt sie mühsam durchzugehen. Was heute Stunden an Büroarbeit kostet, kann künftig nebenbei laufen.

Die Betriebe, die jetzt sauber umstellen, haben 2027 nicht nur ihre Pflicht erfüllt. Sie haben ihr Rechnungswesen ein gutes Stück in die Zukunft geholt.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihre konkrete Situation sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Quellen: Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 · IHK Region Stuttgart · Zentralverband des Deutschen Handwerks · Deutsche Handwerks Zeitung