Nachträge am Bau: Warum die Dokumentation entscheidet

Der Bauherr möchte plötzlich eine andere Ausführung. Ein Gewerk vor Ihnen ist nicht fertig, und Ihre Monteure stehen. Beim Öffnen der Wand zeigt sich etwas, das in keinem Plan stand. Änderungen gehören zum Bauen dazu, bei kleinen Aufträgen genauso wie bei großen Projekten.

Ob die zusätzliche Arbeit am Ende bezahlt wird, entscheidet sich oft erst Monate später, bei der Schlussrechnung oder im Streit. Und dann zählt nicht mehr, was auf der Baustelle gesagt wurde, sondern nur noch, was belegt ist.

Was ein Nachtrag ist

Ein Nachtrag ist die zusätzliche Vergütung für eine Leistung, die vom ursprünglichen Vertrag abweicht. Das kann eine geänderte Leistung sein, etwa ein anderes Material oder eine andere Ausführung. Oder eine zusätzliche Leistung, die im Vertrag gar nicht vorgesehen war. Auch Behinderungen und Bauzeitverlängerungen können zu Mehrkosten führen.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Anspruch und Durchsetzung. Einen Anspruch auf Vergütung haben Betriebe in vielen Fällen. Ob sie ihn durchsetzen können, hängt fast immer davon ab, ob sie die richtigen Schritte rechtzeitig gegangen sind und belegen können.

Die Regeln nach VOB/B

Wird nach VOB/B gearbeitet, darf der Auftraggeber Änderungen anordnen und auch zusätzliche Leistungen verlangen, die zur Ausführung erforderlich sind. Im Gegenzug regelt die VOB/B, wie diese vergütet werden.

Bei einer geänderten Leistung ist ein neuer Preis unter Berücksichtigung der Mehr- oder Minderkosten zu vereinbaren. Diese Vereinbarung soll vor der Ausführung getroffen werden. Bei einer zusätzlichen Leistung haben Sie Anspruch auf besondere Vergütung, müssen diesen Anspruch aber dem Auftraggeber ankündigen, bevor Sie mit der Ausführung beginnen.

Leistungen, die ohne Auftrag ausgeführt werden, werden grundsätzlich nicht vergütet. Ausnahmen gelten etwa, wenn der Auftraggeber sie nachträglich anerkennt oder wenn sie notwendig waren, seinem mutmaßlichen Willen entsprachen und ihm unverzüglich angezeigt wurden.

Die Ankündigung vor Ausführungsbeginn ist einer der häufigsten Stolpersteine. Wer erst baut und dann abrechnet, riskiert, leer auszugehen.

Die Regeln beim BGB-Bauvertrag

Auch ohne VOB/B gibt es seit 2018 klare Regeln im BGB. Wünscht der Besteller eine Änderung, sollen sich beide Seiten zunächst über die Änderung und die Mehr- oder Mindervergütung einigen. Kommt innerhalb von 30 Tagen keine Einigung zustande, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen.

Die Vergütung wird dann nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn berechnet. Für Abschlagszahlungen dürfen Sie zunächst 80 Prozent der Mehrvergütung ansetzen, die Sie in Ihrem Nachtragsangebot genannt haben.

Welche Regeln gelten, hängt von Ihrem Vertrag ab. Prüfen Sie vor Beginn eines Projekts, ob die VOB/B wirksam vereinbart wurde.

Behinderungen sofort anzeigen

Nicht jede Mehrarbeit entsteht durch eine Anordnung. Oft wird die eigene Arbeit behindert: Das Vorgewerk ist nicht fertig, Pläne fehlen, der Zugang ist versperrt, Material des Auftraggebers kommt zu spät.

Nach VOB/B müssen Sie eine solche Behinderung unverzüglich und schriftlich anzeigen. Unterbleibt die Anzeige, haben Sie nur dann Ansprüche, wenn dem Auftraggeber die Tatsache und ihre hindernde Wirkung offenkundig bekannt waren. Das im Nachhinein zu beweisen, ist schwer.

Auf der Baustelle gewinnt nicht, wer recht hat, sondern wer es belegen kann.

Warum Nachträge so oft scheitern

Selten, weil der Anspruch fehlt. Meistens, weil der Nachweis fehlt. Die Anordnung kam mündlich vom Bauleiter, im Vorbeigehen. Die Fotos liegen auf drei verschiedenen Handys. Das Bautagebuch wurde am Freitag für die ganze Woche nachgeschrieben. Die entscheidende E-Mail steckt im Postfach eines Kollegen, der inzwischen woanders arbeitet.

Ein weiterer Klassiker: Die Anordnung kam von jemandem, der dazu gar nicht befugt war. Bauleiter oder Architekten des Auftraggebers haben oft keine Vollmacht, kostenpflichtige Änderungen zu beauftragen. Wer sich darauf verlässt, ohne es sich vom Auftraggeber bestätigen zu lassen, hat im Streit schlechte Karten.

Wenn es dann um Geld geht, steht Aussage gegen Aussage. Und wer die Beweislast trägt, verliert in diesem Fall.

Was eine gute Dokumentation ausmacht

Gute Dokumentation entsteht zeitnah, nicht erst im Streit. Jede Anordnung, jede Behinderung und jede Mehrleistung wird festgehalten, sobald sie passiert, mit Datum, Uhrzeit, Ort und Beteiligten.

Fotos sind dabei das stärkste Beweismittel, wenn sie eindeutig zugeordnet sind: welches Bauvorhaben, welcher Bauabschnitt, welcher Tag. Ein Foto ohne Zusammenhang hilft wenig. Ein Foto im Bautagebuch neben der Behinderungsanzeige und dem passenden Schriftverkehr hilft sehr.

Alles gehört zusammen: Vertrag und Leistungsverzeichnis, Anordnungen und Schriftverkehr, Bautagebuch und Fotos, Aufmaß und Regieberichte, Nachtragsangebote und deren Antworten. Wenn diese Unterlagen in verschiedenen Ordnern, Postfächern und Handys liegen, fehlt im entscheidenden Moment immer ein Teil.

Die richtige Reihenfolge

Wer Nachträge sicher durchsetzen will, hält eine klare Reihenfolge ein. Erstens: Änderung oder Behinderung erkennen und sofort festhalten. Zweitens: dem Auftraggeber schriftlich anzeigen beziehungsweise den Vergütungsanspruch ankündigen, bevor mit der Ausführung begonnen wird. Drittens: Anordnung vom Auftraggeber selbst bestätigen lassen, wenn sie von jemand anderem kam. Viertens: zeitnah ein nachvollziehbares Nachtragsangebot stellen. Fünftens: Ausführung lückenlos dokumentieren, mit Fotos, Regieberichten und gemeinsamem Aufmaß.

Jeder dieser Schritte dauert nur wenige Minuten, wenn er sofort erledigt wird. Wird er vergessen, kann er Tausende Euro kosten.

Was das für kleinere Betriebe bedeutet

Nachträge klingen nach Großbaustelle. Doch gerade kleinere Handwerks- und Technikbetriebe verlieren hier viel Geld. Es fehlt die Zeit, jede Änderung sauber festzuhalten, und niemand im Büro, der Ankündigungen und Anzeigen rechtzeitig verschickt. Also wird die Mehrarbeit einfach erledigt, in der Hoffnung, dass man sich später schon einigt.

Oft klappt das. Aber wenn nicht, fehlt jede Grundlage. Und über ein Jahr summieren sich viele kleine, nicht bezahlte Mehrleistungen zu einem Betrag, der den Gewinn eines ganzen Projekts auffressen kann.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Streitfällen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht.

Ausblick: Tracewell Case

Heute hält Tracewell fest, was in Ihrem Betrieb passiert: Anfragen, Anordnungen, Einsätze, Fotos, Regieberichte und Rechnungen, jeweils mit Zeit, Quelle und Beleg. Was auf der Baustelle gesagt wird, landet nicht mehr nur im Kopf des Monteurs, sondern im richtigen Auftrag.

Mit Tracewell Case wird daraus der nächste Schritt. Wenn es um einen Nachtrag, eine Behinderung oder eine offene Forderung geht, liegt die vollständige Akte bereits vor: geordnet, lückenlos und nachvollziehbar. Fristen für Anzeigen und Ankündigungen werden überwacht, bevor sie ablaufen.

Unser Ziel ist einfach: Kein Betrieb soll Geld verlieren, nur weil der Nachweis fehlt.